Den gemensamma resan

Här kan du lära dig mer om vår gemensamma resa och få en överblick över programmets struktur. Frågor? Maila gärna ensmartareskola@varmdo.se

Programmets struktur

En smartare skola utgör ett program, som i sin tur innehåller ett antal större och mindre projekt.


Tidslinje över projektet 2020-2023


Projekten

Nedan kan du läsa mer om de projekt som tillsammans utgör programmet En smartare skola.


Projektet Gemensamt digitalt ekosystem

Inom projeket ryms upphandlingen och införandet av det som kommer utgöra grunden för den framtida digitala upplevelsen inom utbildningskontoret, nämligen de gemensamma digitala ekosystemet.

Elever, vårdnadshavare, skolpersonal och andra anställda inom utbildningskontoret har via bland annat workshops varit med och beskrivit sitt nuläge, samt även önskemål, förväntingar och digitala behov för framtiden. Dessa har sammanställts och konkretiserats för att tillsammans delvis utgöra en grundkravspec för den framtida upphandlingen.

Inom ramen för projektet genomförs också en omfattande marknadsdialog. I samband med detta har en RFI (Request for Information), som syftar till att hämta in värdefulla synpunkter från leverantörer på marknaden, kommunicerats. RFI:n som är skriven på engelska har publicerats både nationellt och internationellt för att nå en så bred marknad som möjligt.

Nedan ser du en tidslinje för projektet. Under 2020 skedde behovsdialog med målgrupper och kravfas. Under 2021 planeras remissrunda och upphandling. 2022 fortsätter teknisk utveckling och en pilot genomförs. År 2023 sker slutligen ett brett införande och programmet avslutas.


Tidslinje över projektet 2020-2023




Projektet Pappersfri skolstart

Varje nytt läsår behöver barn/elever, vårdnadshavare och medarbetare inom Värmdö kommun hantera en stor mängd pappersblanketter kopplat till förskola/skola. Hanteringen av pappersblanketter är tidsdrivande, kostsam, och har en negativ effekt på miljön.

Projektet en Pappersfri Skolstart fokuserar primärt mot administrativa processer och syftar till att stödja pedagoger och administrativ personal inom utbildningsväsendets att minska intern administration och förenkla det administrativa arbetet, framför allt i samband med skolstart. Man vill också underlätta för vårdnadshavare att fylla i kontaktuppgifter och samtycken samt undvika att samla in samma uppgifter vid flera olika tillfällen. För att lyckas med detta har projektet bland annat som uppgift att se över möjligheten genom att samköra register och nyttja tillgänglig data från andra myndigheter. Avslutningsvis ska projektet också verka för att säkerställa en högre informationssäkerhet.

Det övergripande projektmålet är att till höstterminen år 2022 fullt ut infört en pappersfri skolstart.


Tidslinje projekt


För att nå det övergripande programmålet behöver följande delmål uppnås:

2021

  • Identifierat och dokumenterat blanketter
  • Identifierat och dokumenterat datakällor
  • Skolstart 2021, till skolstart hantera blankett med kontaktinformation för en elev.
  • Skolstart 2021, digital lösning framtagen som nyttjar befintlig information om kontaktuppgifter

2022

Genomförd breddinförande pappersfriskolstart. Inledningsvis genom att ersätta pappersblanketter med digitala lösningar, för att i nästa steg verksamhetsutveckla arbetsrutiner, nyttja redan insamlad information samt data från andra myndigheter. Allt för att höja kvaliteten på informationen som samlas in och behandlas.




Projektet Förbättrade skolprocesser

Projektet syftar till att se över, uppdatera och förbättra nuvarande processer för förskola, grundskola, gymnasium, och huvudman, för att på bästa sätt stödja verksamheters behov och underlätta arbetet. I programmet En smartare skola kommer också ett nytt digitalt ekosystem tas fram. Projektet behöver därför framöver även säkerställa att nuvarande processer går i linje med övriga förändringar som görs när den nya miljön växer fram, samt att nya processer utvecklas där behov finns.

Genom att arbeta för förbättrade processer som underlättar i arbetsvardagen, ska projektet säkerställa att det är lätt att göra rätt, något som förväntas bidra till en ökad trygghet kring de egna arbetsuppgifterna hos utbildningskontorets personal. Projektet ska också aktivt arbeta för att minska den administrativa bördan, där förhoppningen bland annat är att bidra till sundare medarbetare och även att frigöra tid för aktiviteter som medför en större positiv effekt på barn och elevers utveckling.

Det övergripande projektmålet är att under höstterminen 2023 validerat och infört förbättrade förskole-, grundskola-, gymnasium- och huvudmannaprocesser som underlättar arbetet och linjerar med det nya digitala ekosystemet.

Tidslinje över projektet



För att nå det övergripande programmålet behöver följande delmål uppnås;

2022

  • Informationsinsamling och workshops kring skolprocesserna genomförda
  • Analys av skolprocesserna
  • Genomfört förbättringsarbete för respektive process och plan för genomförandet av piloterna

2023

  • Validering av utvecklade processer
  • Justering
  • Införande