Fakturera kommunen

Här hittar du information om hur du fakturerar Värmdö kommun, information om vilken information din faktura behöver innehålla samt hur du går tillväga för att skicka e-faktura.

Fakturor till offentlig sektor måste enlig lag, Lagen om elektroniska fakturor (2018:1277), vara elektroniska.

Fakturering bör ske enligt Peppol BIS Billigs 3 eller av SFTI senast rekommenderade meddelandeversion. Svefaktura rekommenderas inte längre av SFTI. Det går bra att läsa mer om rekommenderade standarder på sfti.se

Om du inte hittar svar på din fråga, vänligen kontakta

Som leverantör måste du säkerställa att du har rätt lösning för att kunna skicka elektroniska fakturor. Om ditt system inte kan skicka e-fakturor behöver du hantera dem i vår fakturaportal.

Samlingsfakturor godkänns inte i någon form. För fakturor baserad på någon typ av order; EDI-order, rekvisition, abonnemang, offertunderlag, FKU eller annat underlag, gäller också att endast en order får faktureras per faktura.

Betalningsvillkor ska vara 30 dagar efter mottagen leverans och gäller för samtliga köp. Faktureringsavgifter eller liknande accepteras normalt inte. Grundregeln är att förfakturering av ej levererade varor och tjänster samt proformafakturor inte accepteras. Undantag kan finnas i specifika avtal.

Fakturering får inte överlåtas på annan betalningsmottagare/factoringbolag utan skriftligt medgivande från Beställaren.

PEPPOL-ID: 0007: 2120000035

Organisationsnummer: 212000-0035

VAT-nr/ Momsnummer: SE212000003501

Referens är obligatoriskt att ange på fakturan

Fakturaadress:

Värmdö kommun
INX9143-001
831 90 Östersund

Om du/ni inte e-fakturerar idag

Om ni inte har ett affärssystem, använd vår fakturaportal.

Adress för eventuella sekretessfakturor enligt avtal:

Värmdö kommun
Ekonomiavdelningen
134 81 Gustavsberg

 

Fakturor till Värmdö kommun ska följa lagkrav, regler och rekommendationer för fakturor och verifikationer. De ska innehålla obligatorisk information enligt vald fakturastandard. De ska även innehålla av Värmdö kommun kravställd information.

För alla fakturor gäller att:

  • De ska följa lagkrav, regler och rekommendationer för fakturor och verifikationer
  • De ska innehålla obligatorisk information enligt vald fakturastandard
  • De ska innehålla av Värmdö kommun kravställd information i korrekt fält enligt Peppol Bis3 standard eller annan avtalad standard
  • Köparens referens (mottagarkod) om kod saknas hela namnet (för- och efternamn)

En faktura måste därutöver minst innehålla nedanstående information angivna i korrekt fält enligt standard. Värmdö kommun följer SFTI:s rekommendationer.

  • Avtalsnummer om avtal finns
  • Ordernummer (vid elektronisk order och rekvisition börjar på VK följt av 6 siffror)
  • Abonnemangsnummer (vid abonnemang)
  • Information om eventuell F-skatt
  • Betalinformation (exempelvis Bankgiro eller Plusgiro)
  • Leveransadress (vid varor)
  • FKU-nummer (om FKU)
  • Offertnummer om köpet gjorts utifrån offertförfrågan
    • Fakturaradsspecifikation för varor/tjänster enligt följande: (Obligatoriskt)
  • Artikelnummer eller ID för vara/tjänst
  • Benämning av vara/tjänst
  • Kommentar till vara/tjänst (ej obligatoriskt)
  • Kvantitet
  • Enhet
  • Pris per enhet

 

För att fakturan ska hanteras i tid behöver fakturan komma fram till rätt person på Värmdö kommun genom Proceedo. För att det ska fungera måste referensen vara korrekt och placeras i rätt fält på fakturan. Det som avgör vilka referenser som ska anges på fakturan är hur beställningen har gjorts och om avtal finns.

Vid frågor angående referens, ta i första hand kontakt med beställaren. Vid andra frågor om fakturan, kontakta kommunens ekonomiavdelning på

 

Värmdö kommun använder e-rekvisition. E-rekvisitionen är utfärdad via kommunens ekonomisystem och ger kommunen ökad kontroll över rekvisitionsinköp. Utseendet på e-rekvisitionen är unik för Värmdö kommun.

En e-rekvisition skrivs ut i PDF-format och lämnas till dig som leverantör antingen utskriven eller skickas via e-post E-rekvisitionen är giltig till och med ett visst datum, efter detta datum är e-rekvisitionen ogiltig.

E-rekvisitionen är redan attesterad och kräver ingen underskrift på det utskrivna PDF-dokumentet. Attestantens namn står förtryckt på raden längst ned. Om avtal finns så regleras villkoren i avtalet.

Rekvisitionen är en värdehandling och ska sparas hos leverantör, då den innehåller viktiga uppgifter om köpet och även innehåller information för att fakturera korrekt.

Det behöver inte vara den person som är angiven i fälten Skapad av eller Godkänd av, som ska handla med rekvisitionen utan den kan vara utställd till annan person som anges i fältet hämtas av. Obligatoriskt att leverantören alltid begär giltig legitimation av den person som handlar i kommunens namn. Annars kan betalning från kommunen utebli. Information som skyddas enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) ska inte anges på fakturan.

Fakturering av rekvisition ska ske enligt kommunens regler för fakturering och det finns även instruktion på rekvisitionen som ska anges på fakturan. Läs mer under ”Fakturans innehåll”.

Du kan kontrollera giltigheten hos en rekvisition per telefon alternativt per e-post.

Verifiera rekvisition per telefon eller e-post:

Under våra supporttider måndagar och torsdagar 9.00–11.00 och 13.00–15.00 kan du verifiera rekvisitionen per telefon.

  • Ring till ekonomisupport 08 570 474 50 för att verifiera rekvisitionen
    • Be att få verifiera rekvisition och ange det ordernummer som finns på rekvisitionen (våra ordernummer är unika och börjar på VK följt av sex siffror).
  • Mejla till proceedo@varmdo.se
    • Be att få verifiera rekvisition och ange det ordernummer som finns på rekvisitionen, våra ordernummer är unika och börjar på VK följt av sex siffror.

E-fakturor kräver korrekt information i respektive fält, dvs varje fält ska endast innehålla relevant information för det fältet. Det är därför viktigt att till exempel referensfältet enbart innehåller själva referensen, ingen annan text får förekomma i detta fält.

Om fakturan saknar kravställd information kan beställaren komma att begära komplettering av fakturan innan betalning sker. Betalningspåminnelser ska inte utfärdas och dröjsmålsränta inte utgå i de fall fakturan inte är korrekt med kravställd information och beställaren begärt att fakturan ska kompletteras.

För att underlätta för dig har kommunen tagit fram en fullständig beskrivning över hur information ska placeras i rätt fält i den elektroniska fakturan.

Krav på eventuella bilagor

Elektroniska fakturor med bilagor ska ej skickas separat. Hänvisning till bilagor för information som enligt lag räknas till räkenskapsinformation, men inte anges på fakturan elektroniskt är ej tillåtet. Bilagor ska skickas i PDF-format.

En bilaga kan vara exempelvis en tidrapport, ritning eller liknande. Själva fakturabilden ska inte bifogas fakturan.

En e-faktura i formatet Peppol BIS som är översänd via Peppolnätverket bryter mot Peppols regelverk om det till fakturan finns en bifogad fakturabild som bilaga. Det ska endast finnas en originalhandling som i detta exempel utgörs av den elektroniska Peppol BIS 3 fakturan.

Fakturareferenser i e-faktura

Ordernummer (kolla om offert /FKU används) VK-nummer är alltid unika och ska alltid användas för elektroniska beställningar via Proceedo eller när rekvisition har använts. Ordernummer har formen VK följt av 6 siffror tex. VK001234.
Ska placeras i fältet OrderReference: <cac:OrderReference><cbc:ID>VK001234</cbc:ID></cac:OrderReference>

  1. Abonnemangsnummer (unikt nummer för objektet eller tjänsten till exempel telefonnummer, objektnummer, anläggnings-id, leasingavtalsnummer, registreringsnummer). Viktigt att avtal följs och att överenskommelse mellan Värmdö kommun och leverantören finns så abonnemanget ställs in korrekt hos både mottagare och leverantör.
    Ska placeras i fältet AdditionalDocumentReference: <cac:AdditionalDocumentReference><cbc:ID>ABONNEMNAGSNUMMER</cbc:ID><cbc:DocumentType>Subscription Number</cbc:DocumentType></cac:AdditionalDocumentReference>
  1. Referenskod för beställaren. Referenskoden ska lämnas av beställaren vid beställningstillfället och ska användas som fakturareferens. Referensen består av 5–15 tecken. Använder ni kundnummer så måste ni kunna hantera olika beställare på samma kundnummer, alternativt behöver ni ha flera kundnummer.

    OBS! Referenskod ska användas på samtliga fakturor som gäller beställningar för Värmdö kommun. Saknas referenskod ska beställarens fullständiga namn anges som referenskod. Inga annan information får finnas i fältet för referenskoden.Ska placeras i fältet BuyerReference:<cbc:BuyerReference>
    Invoice/<cbc:BuyerReference>ANNSVE</cbc:BuyerReference>

OBS! Ingen annan information får finnas med i angivna fält, fakturor tolkas maskinellt

De flesta affärs- och faktureringssystem har idag stöd för att skicka elektroniska fakturor. Kontakta din systemleverantör för att undersöka hur du kan komma i gång och skicka elektroniska fakturor om du inte redan gör det. Du är som leverantör skyldig att vidta åtgärder för att skicka elektroniska fakturor. Om du inte kan skicka elektronisk faktura i ditt eget system så kan du skapa faktura i ditt eget system som du sedan bifogar som bilaga, när du använder Värmdö kommuns gratistjänst för att skicka elektroniska fakturor.

Skicka elektronisk faktura med Peppol

Värmdö Kommun följer rekommendationerna från Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) och önskar att våra leverantörer fakturerar via EU-standarden Peppol.

Skicka elektronisk faktura utan Peppol Länk till annan webbplats.

För att skicka e-faktura utan Peppol behöver du göra följande:

  1. Fråga din leverantör av ekonomisystem eller faktureringstjänst vilken VAN-operatör de använder.
  2. Meddela din leverantör av ekonomisystem eller fakturatjänst att Värmdö kommun har följande uppgifter:
  1. VAN-operatör InExchange
  2. GLN: 7362120000036
  3. Organisationsnummer: 212000-0035
  4. Momsregistreringsnummer: SE212000003501

När din leverantör av ekonomisystem eller fakturatjänst meddelar att de är klara med inställningar i sina system kan du börja skicka e-fakturor. Du behöver säkerställa att din faktura uppfyller vald standard så uppgifter placeras i rätt fält i den elektroniska fakturan. Kontakta gärna proceedo@varmdo.se för att stämma av att fakturan är korrekt när ni skickat första elektroniska fakturan.

För dig som inte kan skicka e-fakturor i ditt eget system

Om du som leverantör inte har möjlighet att skicka elektroniska fakturor via ert faktureringssystem så erbjuder Värmdö kommun en kostnadsfri tjänst i InExchange som är en leverantörsportal där du som leverantör kan registrera dig för att sedan skapa och skicka dina fakturor elektroniskt. För att registrera dig klicka på länken

Verifiera om din fakturafil är korrekt

För att validera din faktura kan du använda tjänsten på SFTI Validex. Där kan du ladda upp din faktura och få den kontrollerad för att säkerställa att den uppfyller alla nödvändiga krav och standarder.

1. Pågående avtal

Pågående avtal omfattas inte retroaktivt av lagen. Om du är en leverantör med ett befintligt avtal med kommunen gäller de villkor som är avtalade kring faktureringen avtalstiden ut. Men vi ser gärna att ni skickar e-faktura om möjligt för att minimera onödig administration för både er och oss.

2: Sekretessfakturor

Fakturor som innehåller information med risk att röja sekretessuppgifter, till exempel vårdfakturor eller s.k. sekretessfakturor ska skickas till nedanstående adress efter överenskommelse med mottagande verksamhet på Värmdö kommun. Ange på fakturan det kundnummer alternativt de personuppgifter ni kommit överens om med mottagande verksamhet.

Sekretessfakturor får enligt speciella överenskommelser med Värmdö kommun skickas som pappersfaktura till följande adress:

Värmdö kommun
Ekonomiavdelningen
134 81 Gustavsberg

När Värmdö kommun köper en tjänst är det viktigt att känna till hur kommunen kommer att administrera betalningen. Betalningen kommer att administreras på olika sätt beroende på om leverantören är godkänd för F-skatt eller inte, anledningen till att hanteringen skiljer sig är Skatteverkets regler.

  • Om leverantören är godkänd för F-skatt kommer betalningen att ske motsvarande den faktura som leverantören skickar till Värmdö kommun. Beroende på om leverantören är momspliktig eller inte ska fakturan vara med eller utan moms.
  • Om leverantören inte är godkänd för F-skatt, vid avtalstillfället eller utbetalningstillfället, kommer betalningen att reduceras med belopp motsvarande skatt på 30 procent. Ska betalning göras till en fysisk person kommer beloppet även att reduceras med eventuella sociala avgifter. Det belopp som reducerats kommer att betalas in till Skatteverket av Värmdö kommun som uppbördsman.
  • Om leverantören är en allmännyttig ideell förening, som inte är godkänd för F-skatt men har ett intyg från Skatteverket att de är skattebefriade, kommer betalningen ske motsvarande den faktura som leverantören skickar till Värmdö kommun. Det under förutsättning att en kopia av ett giltigt intyg är bifogat med fakturan.

En kreditfaktura är en justering av en tidigare utfärdad faktura, som minskar det totala beloppet som ska betalas av köparen.

Kreditfakturor kan utfärdas vid felaktig fakturering, returnerade varor, eller andra överenskomna justeringar.

Kreditfakturans innehåll

Kreditfakturan ska följa lagkrav, regler och rekommendationer för fakturor och verifikationer.

Referens till den ursprungliga fakturan (fakturanummer och datum, specifika referenser som finns på debetfakturan som tex. ordernummer, beställarreferens eller andra på debetfakturan förekommande referenser som är angivna på debetfakturan

Det korrigerade beloppet och specificering av vad justeringen avser

Momsbelopp och eventuella andra skatter som påverkas av justeringen

Orsak till utfärdandet av kreditfakturan

Betalningsvillkor kreditfaktura

Om en debetfaktura har skickats som behöver justeras ska alltid en kreditfaktura skapas och skickas till Värmdö kommun.

Om kreditfakturan utfärdas efter att betalning redan har skett och en utbetalning ska göras av en kreditfaktura, ske den ske inom 10 dagar från det att Värmdö kommun har begärt utbetalningen. Frågor om återbetalningar besvaras av varmdo.ekonomi@varmdo.se.

Bokföring och Dokumentation kreditfaktura

Både säljare och köpare ska bokföra kreditfakturan korrekt och säkerställa att alla justeringar är dokumenterade enligt gällande bokföringsregler.

Tvistelösning kreditfakturor

Eventuella tvister som uppstår i samband med utfärdandet eller användningen av kreditfakturor ska lösas genom förhandlingar mellan parterna. Om enighet inte kan uppnås, ska tvisten avgöras enligt avtalad tvistelösningsmetod.

  • En påminnelse om obetald faktura är ingen faktura utan hänvisar till en tidigare inkommen faktura. En påminnelse behöver därför inte skickas i elektroniskt format.
  • Inkassoprocessen är en helt annan process än fakturaprocessen. E-fakturaformatet innehåller inte heller den information som ska finnas i ett inkassokrav. Inkassokrav bedöms därför inte omfattas av e-fakturalagstiftningen och ska sändas på papper.
  • En räntefaktura är en ny handling med nytt fakturanummer, den avviker beloppsmässigt från den ursprungliga fakturan. Det är viktigt att specificera hur dröjsmålsräntan har beräknats och för vilken period den gäller. Den ska ha ett nytt verifikationsnummer och den ska skickas som e-faktura.

Eventuella inkassokrav skickas till:

Värmdö kommun
Ekonomiavdelningen
134 81 Gustavsberg