Dennis Forsgren

Samordnare, Kommunledningskontoret
Initiativet Automatisering av rutinarbeten

Smarta robotar frigör mer än 1000 timmar

Vilken var er utmaning?

Servicecenter består av 16 personer som har hand om kommunens huvudnummer, huvudfunktionsbrevlåda och receptionen. Vårt huvuduppdrag är att finnas till för alla de som vill ta kontakt med kommunen, helt enkelt. Utöver det uppdraget har vi en uppsjö andra arbetsuppgifter som är viktiga för kommunens olika verksamheter. Vi sköter bland annat faktureringen för stora delar av samhällsbyggnadskontoret, handläggning av p-tillstånd, utredning för färdtjänst, hantering av abonnemang, kundregister för sophämtning och kommunalt vatten. Vår stora utmaning var balansen mellan dessa två sidor.

Hur kom ni fram till en lösning och hur ser den ut?

Vi tog oss an utmaningen genom att kartlägga vad vi lägger mycket tid på och vad vi kan automatisera. Lösningen blev att strömlinjeforma våra rutiner och se till att de kan utföras av våra robotar, det vill säga våra digitala medarbetare.

Vilket blev resultatet?

Resultatet blev stora tidsvinster som gör att vi kan fokusera på huvuduppdraget, men också på vidareutvecklingen av verksamheten. Dessutom har vi från mars 2021 till mars i år sänkt snittiden för telefonkön från fem och en halv minut ner till strax över minuten. Det är häftiga siffror!

Vilka värden har ni skapat?

De främsta värden som vi har skapat är som sagt sparad tid och minskad arbetsbelastning i gruppen. Tio processer är redan automatiserade och ett trettiotal är på gång. Redan nu är över 1 000 timmar frigjorda och det ökar enormt snabbt!


Tillbaka till "Vi är Smartare Värmdö!"