Jenny Sparby
Enhetschef, HR-avdelningen, Kommunledningskontoret
Initiativet Effektivare arbetssätt
Supersmart arbetssätt sparar närmare 260 000 kronor
Vilken var er utmaning?
Vårt problem var ineffektiva arbetssätt, som medförde att cheferna inte kunde arbeta självständigt när de väl behövde det. Det i sin tur gjorde att vi upplevdes som trögjobbade. Bakgrunden var att vi på många år inte hade valt att prioritera arbetet med att förnya våra arbetssätt.
Hur kom ni fram till en lösning och hur ser den ut?
Vi tog oss an problemet genom att sätta upp en leveransmodell samtidigt som vi började med att jobba utifrån de delar som vi ansåg behövde komma på plats. Vi satte ett EOR och utifrån den målbilden arbetade vi stegvis, avgränsat och cirkulärt.
Lösningen blev effektivare processer, en utbyggd självservice, säkrare sätt att komma i kontakt med oss och enklare verktyg.
Vilket blev resultatet?
Mitt team och jag utvecklade en rad smarta saker. Bland annat självservice för chefer, en chatbot som heter Assar och effektivare introduktion. Vi har kommit en bra bit på vägen, även om vi fortfarande har en del kvar. Vi fortsätter att jobba med att utveckla våra tjänster, till exempel självservice och HR-direkt, samt att skapa förutsättningar för chefer att vara bra ledare.
Vilka värden har ni skapat?
Ett av de främsta värden som initiativet har gett är utvecklingen av rekryteringsverktyget. Det har frigjort cirka 50 procent av en heltidstjänst och kortat ner ledtiden i en rekrytering. Dessutom har vårt nya arbetssätt hittills redan sparat drygt 260 000 kronor och frigjort mer än 12 000 timmar. Det är supersmart!