Pierre Svorono
Projektledare, Samhällsbyggnadskontoret
Initiativet Extra ordinära möten
Effektiva möten sparar upp emot 20 000 arbetstimmar
Vilken var utmaningen?
Utmaningen var att en stor mängd arbetstid och energi lades på ineffektiva möten. Möten som saknade tydliga mål, syften och uppföljning. Det gjorde att mötesdeltagarna hade svårt att bidra fullt ut och dra nytta av innehållet.
Problemet var känt sedan tidigare, men man ville ändå ta fram statistik på hur det verkligen såg ut. Med hjälp av en frågeenkät som alla tjänstemän inom SBK fick möjlighet att besvara, kom bekräftelsen på att det fanns ett tydligt problem att lösa. Resultatet visade att många möten skulle kunna effektiviseras och på så sätt spara både tid och ge mervärde.
Vad var lösningen?
Lösningen blev att informera alla anställda om problemet och visa värdet i att agera. Alla anställda inom samtliga avdelningar fick gå en utbildning i effektiva möten och uppföljning. Dessutom skapades en ny mötesstruktur, med bland annat möten under en timme.
För att mäta eventuell förflyttning gick vi under hösten 2021 ut vid två tillfällen med samma frågeenkät som vi påbörjade projektet med.
Vilket blev resultatet?
Resultatet från de uppföljande enkäterna visade glädjande nog att en stor förflyttning hade skett. En majoritet hade börjat reflektera över möteskulturen, antalet möten utan agendor hade sjunkit väsentligt och många efterfrågade agendor om de saknades i inbjudan. Många efterfrågar numera också en sammanfattning av mötet och nästan alla är på det klara med vad nästa steg är efter avslutat möte.
Vilka värden skapades?
De främsta värde som har skapats är tidsbesparing. Med tydliga mål och syften med varje möte har vi kunnat spara upp emot 20 000 timmar på ett enda år. Det är tid vi använder för mer värdeskapande arbete. Smartare än så blir det nog inte! Numera reflekterar vi över om varje möte är nödvändigt och om det räcker med att ses i 20 minuter. Det här har i sin tur gett en djupare känsla av gemenskap och förståelse för varandra. Nu hoppas vi kunna inspirera övriga inom kommunen att följa ett gott exempel.