Anna Pegelow
Strateg, HUB
Initiativen Digital Post och Ett samlat inloggat läge
Vilken var er utmaning?
Utmaningen var, och är till viss del fortfarande, att kommunen inte alltid möter våra invånare och företagare i de digitala kanaler där de förväntar sig. Drygt 50 procent av alla invånare och företag i Sverige väljer en digital brevlåda för sin kommunikation med offentlig sektor. Värmdö kommun bör också använda en sådan tjänst i stället för fysiska brev.
Hur kom ni fram till en lösning och hur ser den ut?
Vi såg att det krävdes en kommunövergripande satsning där samtliga verksamheter är med och ändrar sitt arbetssätt. Våra invånare och företagare gör ingen skillnad på de olika delarna i vår organisation. De förväntar sig att få all kommunikation från Värmdö kommun på ett samlat sätt.
De vill också få individualiserad service och interagera med hela kommunen när de loggar in på varmdo.se
Länk till annan webbplats.. Som det är i dag är det svårt för dem att hitta rätt. Man möter våra olika verksamheter på en rad olika sätt, det saknas en helhetsbild. Det har behövts en djupare detaljkunskap om hur kommunen är organiserad för att hitta rätt. Så ska det givetvis inte vara.
Därför jobbar vi nu med det vi kallar "ett samlat inloggat läge”. Det handlar om att man som invånare och företagare ska kunna komma åt all information som rör en själv, på en och samma plats. Väl inloggad ska man kunna se och ta del av allt från beslut och ärendestatus, till fakturor och tillstånd och mycket mer.
Vilket blev resultatet?
Värmdö kommun nyttjar numera den nationella lösningen för digital post som tillhandahålls av DIGG, Myndigheten för digital förvaltning. Vi jobbar också aktivt för att all post från kommunen ska skickas till den säkra digitala brevlådan om invånaren eller företagaren har val det. Alla våra verksamheter är engagerade i ett brett införande av digital post. Det gör att vi inom kort kan skicka drygt 80 procent av kommunens totala volym av post till en säker digital brevlåda.
Vilka värden har ni skapat?
Det huvudsakliga värdet är att vi numera i högre grad motsvarar våra invånares och företagares förväntningar om digital individualiserad service, samtidigt som vi ökar säkerheten i postskickandet.
Dessutom ser vi tydliga effektiviseringsvinster som exempelvis minskad tid för utskrift och kuvertering. Vi ser också kostnadsbesparingar i form av minskad pappersåtgång, färre kuvert, lägre portokostnader samt en minskad miljöpåverkan. Med digital post har vi tagit ett första viktigt kliv närmare målbilden om ”ett samlat inloggat läge” för individens hela engagemang hos kommunen.
Med digital post ökar vi servicen och sparar flera tusen arbetstimmar och runt en halv miljon kronor per år. Det är smart!