Hantering av dina personuppgifter
Värmdö kommun har lång erfarenhet av att hantera personuppgifter. Den här texten berättar generellt hur vi hanterar uppgifter och vilka personuppgifter som vi oftast använder oss av.
Kommunen behöver dina personuppgifter för att kunna göra ett bra jobb, exempelvis när en förskoleplats ska tilldelas ett barn eller när en ny avloppspump ska installeras för en husägare. Oavsett ärende är det viktigt att du känner dig trygg i att dina personuppgifter hanteras på ett lagligt och för dig öppet sätt. Vi vill att du ska veta hur vi använder dina personuppgifter och vilka rättigheter du har.
Kortfattat om personuppgifter
- Dina personuppgifter är nödvändiga och hjälper oss att fatta korrekta beslut och ge dig den service du behöver.
- Har vi inte dina uppgifter kan vi inte fatta beslut och vi kan inte heller förstå dina behov och ge dig så snabb service som möjligt. - Du ska känna dig trygg att vi tycker din integritet är viktig.
- Vi hanterar dina uppgifter på ett lagligt, korrekt och för dig öppet sätt.
- Glöm inte att allt som lämnas in till kommunen är offentlig handling och kan komma att lämnas ut om någon begärt det. Känsliga uppgifter som exempelvis uppgifter om din hälsa är dock belagda med sekretess. - Vi är tydliga med hur vi hanterar dina uppgifter.
- Du har rätt att få veta vilka personuppgifter vi behandlar och för vilka ändamål.
- Har du frågor kan du alltid kontakta oss. Du kan även vända dig till vårt dataskyddsombud (uppgifter nedan).
Vad är personuppgifter och hur använder vi dem?
Personuppgifter är uppgifter som på ett eller annat sätt kan kopplas till din person. Det kan vara självklara uppgifter som ditt namn eller ditt personnummer, men även uppgifter som till exempel fastighetsbeteckning eller telefonnummer. Även bilder är en form av personuppgift, om du tydligt kan urskiljas på bilden. Vilka uppgifter vi ber dig fylla i, eller som vi hämtar från annan myndighet beror på vilket ärende eller tjänst det gäller. Oftast är det tydligt vilka uppgifter vi behandlar då du fyller i dem själv, men i vissa fall kan vi få kompletterande uppgifter från exempelvis Skatteverket, Försäkringskassan och Lantmäteriet.
De uppgifter vi får från dig använder vi till att fatta beslut i ärenden och ge dig den service du har efterfrågat. För en kommun eller myndighet är det ofta krav på att vi samlar in nödvändiga personuppgifter för att kunna fatta beslut. Det är viktigt för att du ska få rätt beslut och är i grunden en fråga om rättssäkerhet. Om det är ett myndighetsbeslut, ex olika placeringar, ekonomiskt bistånd, bygglov mm har vi stöd och krav i lagen om att samla in uppgifterna för att kunna fatta beslut.
Ibland delar vi dina personuppgifter med andra. Vi ställer då samma krav om skydd för dina uppgifter på våra samarbetspartners som vi ställer på oss själva. Gentemot dig så är vi alltid ansvariga för att hanteringen sker korrekt. När vi delar våra uppgifter med andra så är det ofta när vi har upphandlat IT-system för vår behandling men det kan också vara så att vi delar dina uppgifter till annan myndighet som exempelvis olika skolmyndigheter, andra kommuner eller Försäkringskassan.
IP-adresser
Den enhet du surfar med (dator, mobil eller annat) har ett identifierande nummer, en så kallad ip-adress, på webben. Detta nummer kan ändras regelbundet eller vara detsamma, beroende på olika omständigheter och även val du som användare har gjort. En ip-adress är en personuppgift om den kan användas för att med säkerhet identifiera en enskild person, vilket i många fall är svårt att göra i praktiken.
På Varmdo.se och i våra övriga webbtjänster strävar vi alltid efter att behandla ditt ip-nummer med särskild tillförsikt. Funktionaliteten på webben i stort kräver oftast att din ip-adress behandlas på något sätt, bland annat för att kunna skicka tillbaka de webbsidor som du begär till din webbläsare. En begränsning av denna behandling innebär också en begränsning av vilken typ av tjänster som du kan ta del av, begränsningar i webbtillgängligheten etcetera. Som myndighetsutövare har vi på Värmdö kommun en skyldighet att tillhandahålla och tillgängliggöra ett brett utbud av tjänster till en stor mängd olika besökare. Bland annat lyder vi under lagen (2018:1937) om tillgänglighet till digital offentlig service.
Du som användare har själv möjlighet att begränsa ditt digitala avtryck, bland annat genom inställningar i din egen webbläsare. Konsultera hjälpsektionen i just din webbläsare för mer information om detta.
Vem ansvarar för dina personuppgifter?
Det gör den personuppgiftsansvariga myndigheten. I kommuner är varje nämnd en myndighet. Värmdö kommuns nämnder är var och en personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.
Kontaktuppgifter till kommunen
Information som du ger till oss
Du kan direkt eller indirekt komma att ge oss information om dig själv på ett antal olika sätt, när du skickar ett e-postmeddelande, använder någon av våra e-tjänster eller när du fyller i och lämnar en blankett till oss som innehåller personuppgifter. Detta kan till exempel vara:
- Identifieringsuppgifter som namn, personnummer, födelsedatum.
- Kontaktinformation som adress, telefonnummer, e-post, kommunikationsspråk.
- Familjeuppgifter som familjemedlemmar och relationer.
- Finansiella uppgifter som fakturainformation, konton, ägande, inkomster, skulder.
- Uppgifter som följer av förpliktelse enligt lag som vi får från Skatteverket, domstolar, Försäkringskassan, Kronofogdemyndigheten, Lantmäteriet, gode män. Detta kan gälla detaljer om inkomst, fastighetsinnehav, andra äganden, inkomst.
- Särskilda kategorier som hälsa, medlemskap i fackförening, personliga uppgifter till stöd vid beslut som du lämnat själv.
Vad gör vi med din information?
Värmdö kommun behandlar personuppgifter inom varje nämnds verksamhetsområden baserat på de rättsliga grunderna allmänt intresse, rättslig förpliktelse och myndighetsutövning men även baserat på avtal eller i undantagsfall samtycken.
Hur kommer vi i kontakt med dig?
Värmdö kommun använder också dina inlämnade personuppgifter för att kommunicera med dig i enskilda ärenden, i särskilda utskick som berör dig och stödjer sig på allmänt intresse, men också för att utföra olika undersökningar via elektroniska kommunikations-kanaler och via telefon.
Vilka kan vi komma att dela din information till?
Värmdö kommun kan komma att dela dina personuppgifter till utförare av kommunala tjänster för att de i sin tur ska utföra delar av våra åtaganden gentemot dig. Det kan till exempel gälla utförande av vårdrelaterade tjänster eller en plats i en fristående skola.
För att kunna leverera våra tjänster är det ibland nödvändigt att vi delar personuppgifter med leverantörer som arbetar för vår räkning.
Vi kan även komma att lämna nödvändig information till myndigheter såsom SCB, Försäkringskassan, Polisen, Skatteverket, Kronofogdemyndigheten, Lantmäteriet eller andra myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag.
Var behandlar vi dina personuppgifter?
Vi strävar alltid efter att behandla personuppgifter inom EU/EES. Vi följer alltid EU/EU-kommissionens rekommendationer om adekvat skyddsnivå och ett personuppgiftsbiträdesavtal finns med vår leverantör som reglerar hur de i sin tur får behandla personuppgifterna på uppdrag av oss.
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Vi sparar personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig och så länge det krävs enligt fastställda dokumenthanteringsplaner upprättade av Värmdö kommun.
Dina rättigheter som registrerad
Du har vissa rättigheter enligt dataskyddsförordningen. Om du vill utnyttja någon av dina rättigheter kan du kontakta oss på kommunen. På Integritetsskyddsmyndigheten webbplats kan du läsa mer om de olika rättigheterna.
Integritetsskyddsmyndigheten webbplats Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Registerutdrag
Du har rätt att få veta om kommunen hanterar dina personuppgifter, vilka i så fall och varför. Detta kallas ett registerutdrag, eller rätten till tillgång enligt dataskyddförordningen artikel 15.
Kommunen har en e-tjänst för att begära ett registerutdrag. För att komma till e-tjänsten behöver du logga in med ditt bank-id. Inloggning med bank-id används för att verifiera din identitet. Ditt namn, personnummer och folkbokföringsadress hämtas automatisk från Skatteverket. Du kommer sedan kunna fylla i vad din begäran omfattar.
Vill du inte använda e-tjänsten, kan du även använda en blankett. Blanketten kan även användas av dig som vill begära registerutdrag för någon annan (som antingen vårdnadshavare eller godman/förvaltare).
E-tjänst för registerutdrag Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Begäran om radering enligt dataskyddsförordningen Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Rätt till radering/rättelse
Om du anser att dina personuppgifter är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta, kan du begära att få dem rättade eller raderade.
Om du anser att personuppgifter om dig är fel så vänder du dig direkt till den verksamhet som hanterar dina personuppgifter.
Vi kan inte radera de uppgifter som utgör allmänna handlingar eller då det föreligger ett lagstadgat krav på att behandla dina personuppgifter.
Rätt till information
Du har även rätt till information om hur dina personuppgifter hanteras, både när du själv lämnar uppgifterna och när kommunen inhämtar uppgifterna från en annan källa om det inte finns en uttrycklig rättslig skyldighet för kommunen att hantera dina personuppgifter.
Klagomål
Har du ett klagomål eller en synpunkt på hur vi behandlar dina uppgifter vänder du dig i första hand till den verksamhet som behandlar uppgifterna, blir du inte nöjd med den åtgärd som vidtas så kontaktar du kommunens dataskyddsombud.
Om du fortfarande inte är nöjd med hur kommunen sköter ditt ärende har du rätt att skicka ett klagomål avseende behandlingen av personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten (se länk ovan).
Kontaktuppgifter till Värmdö kommuns Dataskyddsombud
Värmdö kommun
Dataskyddsombud
134 81 Gustavsberg
dataskyddsombud@varmdo.se
08-570 470 00